FONDS DE DEVELOPPEMENT DES FEMMES AFRICAINES
VACANCE D'EMPLOI : ADJOINTE ADMINISTRATIVE
Fond
Le Fonds Africain pour le Developpement de la Femme (Rapport Annuel ) est une fondation subventionnaire, qui vise à soutenir le travail du mouvement des femmes africaines pour la paix, égalité, développement durable et justice sociale. Rapport Annuel , qui est basé à Accra, Ghana, requiert les services d'un astucieux, expérimenté, innovant, Assistante administrative dévouée et fiable. La priorité sera donnée aux candidatures féminines.
Portée
Sa responsabilité sera d'aider le responsable des ressources humaines à fournir des services administratifs et RH à l'organisation pour s'assurer que les opérations d'AWDF sont exécutées de manière efficace., manière exacte et à jour.
Responsabilités:
- Gardez la réception de l'organisation
- Assurer une réception efficace et efficiente des courriers entrants et de la distribution des documents (et remplir les documents le cas échéant) ainsi que les sortants;
- Aider à résoudre les problèmes administratifs en coordonnant les plaintes logistiques: recevoir, enregistrer et inviter le fournisseur de services concerné à résoudre le problème
- Aider à assurer le fonctionnement de l'équipement en remplissant les exigences de maintenance préventive; appeler pour des réparations; tenir à jour les stocks d'équipements; évaluer de nouveaux équipements et techniques.
- Aider à maintenir l'inventaire des fournitures en vérifiant le stock pour déterminer le niveau d'inventaire; anticiper les fournitures nécessaires; passer et expédier les commandes de fournitures; vérifier la réception des fournitures.
- Participer aux processus d'approvisionnement conformément à la politique d'approvisionnement de l'organisation
- Aider à maintenir le système de classement électronique et papier
- Aider à maintenir des dossiers et des dossiers confidentiels
- Rédigez des procès-verbaux lors des réunions et distribuez-les 7 jours après la réunion
- Fournir un soutien administratif professionnel au superviseur pendant le processus de recrutement - rassembler des copies électroniques et papier des candidatures reçues; communiquer les horaires des entretiens, etc.
- Aider à coordonner les dispositions logistiques des événements internes et externes selon les procédures établies (réservations de vol, logement, lieu, pour les réunions du conseil; Organiser les informations / documents du conseil autres réunions d'organisation.
- Aider à la commande et à l'entretien de la papeterie et des fournitures d'équipement (vérification des devis, attendre l'approbation avant d'effectuer des achats)
- Aide au renouvellement des permis , Attestation de reconnaissance ONG et Remplissage des déclarations annuelles
- Toute autre tâche pouvant être assignée par le supérieur hiérarchique
Spécification de la personne
- Baccalauréat en RH/administration ou ses équivalents requis
- Minimum de 2 années d'expérience pratique en soutien administratif
- Maîtrise de MS Word, MS Excel et MS Outlook indispensables
- Connaissance de l'administration de bureau et connaissance raisonnable de la gestion des ressources humaines
- Connaissance de l'utilisation d'équipements de bureau standard
Compétences requises:
- Doit avoir une excellente communication (oral et écrit ) et sens de l'écoute
- Capacité à parler et à interagir clairement et professionnellement
- Capacité à prioriser le travail et solides compétences en résolution de problèmes
- Bonnes capacités de recherche et souci du détail
- Capacité à travailler méthodiquement, avec précision, en temps opportun et proprement
- Doit être un joueur d'équipe avec d'excellentes compétences interpersonnelles
- Expérience de travail avec une organisation internationale et sensibilité culturelle (préféré)
- Possède de bonnes capacités d'analyse
- Extrêmement organisé. Solides compétences en multitâche et en gestion du temps.
- Peut traiter des informations sensibles avec le plus haut degré d'intégrité et de confidentialité.
- La connaissance de la billetterie est a plus.
- Capacité à travailler seul avec un minimum de supervision.
Les candidats qualifiés doivent envoyer des candidatures dactylographiées et un CV ne dépassant pas 3 pages au responsable des ressources humaines, Fonds de Développement des Femmes Africaines (Rapport Annuel ), 78 Ambassadorial Enclave, East Legon, P.M.B.CT 89, et Cantonnements Accra Ghana. Les copies doivent être envoyées par courriel à grace@africlub.net/awdf, avec 'Administrative Assistant' comme sujet de référence. Les demandes doivent parvenir à AWDF au plus tard Juin 10, 2016.
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour des informations complémentaires et des entretiens.