Fond
Le Fonds de Développement des Femmes Africaines (Rapport Annuel ) est a pioneering grant-making foundation headquartered in Accra, Ghana. AWDF a été fondée par et pour les femmes africaines. Il vise à soutenir le travail du mouvement des femmes africaines pour la paix, égalité, développement durable et justice sociale. Depuis sa fondation en 2001, AWDF a continué à soutenir un portefeuille croissant de subventions aux principales organisations de défense des droits des femmes et aux mouvements féministes à travers l'Afrique, tout en soutenant la génération de connaissances, Renforcement des capacités, and donor advocacy around African women’s activist histories, besoins en ressources du mouvement, and more recently, feminist futures.
AWDF requiert les services d'un astucieux, expérimenté, innovant, dédié, Assistant administratif intelligent et fiable, qui croit en la réalisation des droits des femmes africaines. Compte tenu du mandat organisationnel de l'AWDF, les candidatures féminines sont préférées.
Portée
The post holder will assist the Human Resources Manager in providing administrative and HR services to AWDF, with particular responsibility for the running of the front desk, general HR and administrative support to the organisation, and ensuring that AWDF’s operations and programmes are executed in an effective and efficient manner.
Responsabilités:
- Manage the Front desk of the organisation
- Receive incoming calls and make outgoing official calls
- Ensure efficient management and monitoring of incoming and outgoing letters, documents distribution (including filing of documents where appropriate).
- Assist in logging maintenance, administrative and logistical complaints, including receiving and recording of complaints, and liaising with the relevant service provider to resolve the issue
- Assist in ensuring operation of equipment by organising preventive maintenance requirements; appeler pour des réparations; tenir à jour les stocks d'équipements; évaluer de nouveaux équipements et techniques.
- Aider à maintenir l'inventaire des fournitures en vérifiant le stock pour déterminer le niveau d'inventaire; anticiper les fournitures nécessaires; passer et expédier les commandes de fournitures; vérifier la réception des fournitures.
- Participer aux processus d'approvisionnement conformément à la politique d'approvisionnement de l'organisation
- Aider à maintenir le système de classement électronique et papier
- Aider à maintenir des dossiers et des dossiers confidentiels
- Assist in efficient minute taking and distribution
- Assist in providing administrative support during recruitment processes
- Assist in coordinating logistical arrangements for both in-house and external events according to laid down procedures. Organiser les informations / board papers for organisational meetings.
- Aide au renouvellement des permis, NGO recognition certificate, filing of annual returns and other
- Toute autre tâche pouvant être assignée par le supérieur hiérarchique
Spécification de la personne
- Bachelor degree in HR/ Administration or its equivalent required
- Minimum de 2 years of hands-on administrative support experience
- Maîtrise de MS Word, MS Excel and MS Outlook is a must
- Connaissance de l'administration de bureau et connaissance raisonnable de la gestion des ressources humaines
- Connaissance de l'utilisation d'équipements de bureau standard
- Knowledge of and commitment to African women’s rights issues
- Fluency in French is an advantage
Compétences requises:
- Doit avoir une excellente communication (oral et écrit) et sens de l'écoute
- Capacité à parler et à interagir clairement et professionnellement
- Capacité à prioriser le travail et solides compétences en résolution de problèmes
- Bonnes capacités de recherche et souci du détail
- Capacité à travailler méthodiquement, avec précision, speedily and neatly.
- Doit être un joueur d'équipe avec d'excellentes compétences interpersonnelles. Capacity to work constructively with a diverse group of people is essential.
- Experience working with an international organisation and with varied cultural awareness (préféré)
- Good analytical skills
- Extrêmement organisé. Solides compétences en multitâche et en gestion du temps.
- Ability to handle sensitive information with the highest degree of integrity and confidentiality.
- Knowledge in transport bookings and arrangements is a plus.
- Proactive, with the ability to work with minimum supervision.
comment s'inscrire:
Qualified candidates should send their application letter and CV of not more than 3 pages by email
To grace@africlub.net/awdf avec 'Administrative Assistant' comme sujet de référence. Les demandes doivent parvenir à AWDF au plus tard Août 7, 2018.
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour des informations complémentaires et des entretiens.